Gestionnaire administratif de contrats

Offres d'emplois

Description du poste

La personne occupant le poste de Gestionnaire de contrats est responsable d’appuyer les directeurs de projets et chargés de projets dans la gestion/administration des contrats et des activités liées aux projets en satisfaisant les modalités et conditions des contrats, les directives et stratégies approuvées ou définies par la direction. Elle travaille également en collaboration avec les adjoints(es), gestion de projets.

  • Soutenir les demandes particulières ou générales du directeur et/ou chargé de projets dans le but d’atteindre les objectifs du projet;
  • Interpréter les clauses contractuelles et prendre les dispositions nécessaires pour qu’elles soient respectées, principalement pour s’assurer que tous les documents exigés soient complétés et fournis dans les délais requis;
  • S’assurer que les procédures de projet adéquates, relatives aux procédures de notifications, au suivi de la correspondance et des réponses, à la tenue des dossiers soient respectées par les membres de l’équipe de projet et mises en œuvre dans les projets;
  • Gérer les étapes appropriées concernant les questions de cautionnements du projet (paiements, garanties d’exécution, etc.) et les exigences en matière d’assurances du projet requises pour l’exécution du projet;
  • Identifier les requis aux niveaux des formations et accréditations des équipes d’opérations pour un projet donné;
  • Rédiger les bons de commande et les décomptes de toutes les activités facturation du contrat selon les informations fournies;
  • Effectuer les demandes initiales d’info-Excavation basé sur l’interprétation des plans;
  • Cibler les changements aux plans et devis entre la version soumission et exécution et tout au long de l’exécution du projet entre les différentes versions de plans émises;
  • Tenir à jour le tableau des QRT et en assurer le suivi;
  • Lecture des comptes-rendus de réunion de chantier et vérification avec le chargé de projets pour s’assurer que les demandes administratives ont été répondues ou les documents ont été transmis;
  • Participer au processus de gestion des réclamations;
  • Prendre part à la préparation des avenants, suivi des décomptes généraux et décomptes pour sous-traitants, gestion des changements, suivi des paiements. Pour les contrats à prix unitaires, s’assurer que les sous-traitants ont facturés les mêmes quantités approuvées par le client durant la période;
  • Préparer de façon autonome les fiches de présentation des projets pour utilisation ultérieure lors de qualifications;
  • Préparer la documentation et compléter les informations requises à la complétion des post-mortem de projets;
  • Compléter les informations relatives aux non-conformités relevées en chantier et rassembler l’information requise à cet effet;
  • Effectuer le suivi et la gestion des plaintes en chantier, suivi avec le responsable assurances à l’interne, rédaction des quittances et compilation des données pour dossiers;
  • À l’aide des fonctions de contrôle des coûts, établir et mettre en œuvre un régime d’identification systématique d’enregistrement des coûts, de traitement et de suivi des ordres de changement/modifications et/ou des propositions de changement pour s’assurer que tous les coûts relatifs aux demandes et aux travaux supplémentaires soient inscrits et enregistrés;
  • Assister les chargés de projets dans la réalisation d’une analyse détaillée des contrats et préparer une analyse sommaire qui sera remise à l’équipe de projet présentant les principaux enjeux commerciaux affectant l’entente;
  • Enquêter et faire le suivi des bons de commande manuels via le système comptable et lister les entreprises pour lesquelles des vérifications administratives et/ou légales sont requises;
  • Assurer des suivis rigoureux avec le client et/ou le représentant du client pour les approbations de décomptes progressifs et des avenants.
  • Assurer des suivis rigoureux avec les différents fournisseurs/sous-traitants pour conciliation des factures/décomptes progressifs.

Qualifications & connaissances

  • Minimum 5 ans d'expérience dans les activités commerciales, solide compréhension des clauses et conditions contractuelles, expérience en gestion contractuelle et en règlement de litiges relatifs à l’industrie de la construction (domaine du génie civil un atout).
  • Baccalauréat en administration, ingénierie, gestion de la construction ou droit.
  • Toute autre combinaison d’expériences importantes dans le domaine sera considérée
  • Niveau avancé des outils MS Office 365
  • Connaissances Sharepoint (atout)
  • Connaissances en comptabilité
  • Expérience en gestion de projets
  • Connaissances des termes, conditions et lois pertinentes en lien avec le milieu de la construction

Compétences

  • Avoir l'aptitude à travailler en équipe et sous-pression (rapidité d’exécution)
  • Rigueur, souci du détail
  • Bonne gestion des priorités
  • Autonome
  • Excellentes aptitudes en communication orale et écrite
  • Habilités à développer et maintenir des relations harmonieuses avec le client / consultant et les fournisseurs/sous-traitants
  • Habileté à œuvrer dans un environnement matriciel -Bilinguisme (Français et Anglais)


Avantages


  • Régime d'épargne retraite;
  • Régime de participation différée aux bénéfices;
  • Assurances collectives
  • Activités collectives
  • Prime de référencement

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